Přeskočit na obsah
Squell AppsSquellApps
CZEN
← Každá firma, jiná aplikaceCase study · ukázkový projekt

Kartotéka zubní kliniky

Ordinace se třemi křesly jela na papírovou kartotéku, diář a telefon, který nezvonil, jen když recepční zrovna obvolávala recally. Postavili jsme systém, kde je pacient, kalendář, laboratoř i platby na jednom místě — a pacientům mobil, který sám hlídá termíny.

Obor
Zubní ordinace · 3 křesla
Typ
Kartotéka + objednání + mobil
Rozsah
8 modulů + pacientský web
Projekt
od 180 000 Kč
Dodání
6–8 týdnů

Výchozí situace

Dva lékaři, dentální hygienistka a jedna recepční, která dělala výhybku všemu: papírová kartotéka v šanonech, objednávky v diáři, recally v sešitě a labové zakázky po paměti. Telefon zvonil nejvíc přesně v momentech, kdy stála u křesla s pacientem. A skoro každý desátý objednaný pacient prostě nepřišel.

Zadání od majitelky bylo lidské: „Chci kartu, kterou přečtu za deset vteřin, než pacient dosedne. A recepci, která se věnuje lidem v čekárně, ne telefonu.“ Zbytek jsme vyskládali z týdne stráveného na recepci.

Co bolelo nejvíc

  • 01Papírová kartotéka: karta se hledala, zápisy nešly přečíst
  • 02No-show 9,8 % — každý desátý termín propadl bez náhrady
  • 03Recally v sešitě: na pozvánky nikdy nezbyl čas
  • 04Telefon blokoval recepci v nejvytíženějších hodinách
  • 05Korunka z laboratoře uměla zapadnout v šuplíku i tři týdny

Projděte si systém obrazovku po obrazovce

Všechny obrazovky jsou z reálně postavené ukázkové aplikace — proklikatelné UI s vymyšlenými pacienty, ne statický grafický návrh. Rentgenový snímek je reálný (licence CC BY).

kartoteka.vase-klinika.cz/dnesek
Kartotéka zubní kliniky — Dnešek · velín recepce
3 ordinacejedna obrazovka na recepci
01

Dnešek · velín recepce

První obrazovka po ránu. Recepční vidí program všech tří ordinací, kdo sedí v čekárně a jak dlouho, kdo nepotvrdil termín a kdo má po ošetření zaplatit. Červená linka ukazuje, kde v programu právě jste.

Co tady ordinace má

  • Dnešní program křesla s barevnými typy návštěv a stavy
  • Čekárna živě: kdo čeká, na koho a kolik minut
  • Potvrzení SMS: 16 z 18 pacientů potvrzeno už ráno
  • No-show se eviduje jedním klikem — a slot se nabídne čekací listině
  • K zaplacení na recepci: nikdo neodejde bez vyřízení
  • Provozní poznámky: dochází materiál, servis sterilizátoru

Proč to klinika chtěla

Recepční ráno skládala obraz dne ze tří zdrojů: diář, sešit, lístečky u monitoru. Teď ho má na jedné obrazovce dřív, než si sundá bundu — a ordinace ví, co ji čeká.

kartoteka.vase-klinika.cz/kalendar
Kartotéka zubní kliniky — Kalendář křesel
84 %obsazenost křesel · +6 p. b.
02

Kalendář křesel

Tři sloupce, tři křesla, celý den. Barvy říkají typ návštěvy — prevence, hygiena, zákrok, akutní — a prázdné sloty se nabízejí samy. Klik na objednávku otevře detail s poznámkou i alergií, odkud se jde rovnou do karty pacienta.

Co tady ordinace má

  • Denní pohled na křesla vedle sebe · týden přepínačem
  • Barevné typy návštěv, na první pohled čitelný den
  • Detail objednávky: výkon, délka, pojišťovna, alergie
  • Volné sloty a pauzy jasně označené — akutní pacient se vejde hned
  • Čekací listina: uvolní se termín, systém nabídne dřívější čas SMS
  • Obsazenost dne se počítá průběžně

Proč to klinika chtěla

V diáři se dvakrát za měsíc objednali dva pacienti na stejné křeslo. V systému se to stát nemůže — a čekací listina navíc zaplní každý zrušený termín.

kartoteka.vase-klinika.cz/pacienti
Kartotéka zubní kliniky — Pacienti · kartotéka
2 svyhledání pacienta při telefonátu
03

Pacienti · kartotéka

Celá kartotéka v jednom seznamu s hledáním, které odpouští: piš bez diakritiky, půl jména nebo jen kus telefonu, výsledky naskakují okamžitě. Filtry vytáhnou pacienty po termínu prohlídky, s rozjetým plánem ošetření nebo s dluhem.

Co tady ordinace má

  • Živé hledání podle jména, telefonu i pojišťovny — bez diakritiky
  • Filtry: pojišťovna · po termínu · s plánem ošetření · s dluhem
  • Štítky přímo v seznamu: dluh, recall, korunka dorazila
  • Poslední návštěva a příští termín u každého pacienta
  • Klik na řádek otevře kartu — telefonát vyřídíte během hovoru
  • 1 284 pacientů, žádné šanony

Proč to klinika chtěla

Když volal pacient z nového čísla, recepční ho v Excelu nedokázala najít. Teď ho má za dvě vteřiny — i když řekne jen křestní jméno a pojišťovnu.

kartoteka.vase-klinika.cz/pacienti/svobodova
Kartotéka zubní kliniky — Karta pacienta · zubní kříž
10 spříprava lékaře před pacientem
04

Karta pacienta · zubní kříž

Srdce systému. Interaktivní zubní kříž ukazuje stav všech 32 zubů — plomby, korunky, extrakce i plánovaná ošetření. Klik na zub otevře jeho historii a cenu plánu. Vedle toho zápisy s elektronickým podpisem, reálné rentgeny a plán ošetření s doplatky.

Co tady ordinace má

  • Zubní kříž s FDI číslováním — stav chrupu na jeden pohled
  • Klik na zub: co se s ním dělo, co je v plánu a za kolik
  • Zápis z návštěvy ze šablony, elektronicky podepsaný
  • Rentgeny přímo u karty — OPG i detailní snímky
  • Plán ošetření s rozpadem pojišťovna vs. doplatek, schválený pacientem
  • Alergie a upozornění vždy viditelné v hlavičce

Proč to klinika chtěla

Lékařka to řekla přesně: karta se musí přečíst za deset vteřin, než pacient dosedne do křesla. Papírová karta s nečitelnými zápisy tohle neuměla nikdy.

kartoteka.vase-klinika.cz/recally
Kartotéka zubní kliniky — Recally · pozvánky na prohlídku
124pacientů objednáno z recallů za pololetí
05

Recally · pozvánky na prohlídku

Prohlídky jsou pro ordinaci stabilní příjem a pro pacienty prevence — ale ruční obvolávání nikdo nestíhal. Systém hlídá, kdo je půl roku po prohlídce, sám pošle SMS s odkazem na objednání a po dvou týdnech připomene. Recepci zbydou jen ti, co nereagují.

Co tady ordinace má

  • Automatická SMS 6 měsíců od poslední preventivní prohlídky
  • Připomínka po 14 dnech, pak předání recepci k obvolání
  • Pacient se objedná jedním klikem z odkazu v SMS
  • Přehled: kdo je objednaný, kdo čeká, kdo nereaguje
  • Úspěšnost recallů se měří — letos 68 %
  • Šablona zprávy se dá upravit na tón ordinace

Proč to klinika chtěla

V sešitě čekalo 24 pacientů po termínu a nikdo neměl čas je obvolat. Automat jich za půl roku objednal 124 — aniž by recepční zvedla telefon.

kartoteka.vase-klinika.cz/laborator
Kartotéka zubní kliniky — Laboratoř · protetické práce
0zapomenutých prací v šuplíku
06

Laboratoř · protetické práce

Korunky, můstky a dlahy putují mezi ordinací a laboratoří — a přesně tam se věci ztrácely. Systém založí zakázku sám při odeslání otisku, hlídá slíbený termín a když práce dorazí, recepce jedním klikem pozve pacienta na nasazení.

Co tady ordinace má

  • Zakázka vzniká automaticky z plánu ošetření
  • Stavy: plán → v labu → dorazilo → nasazeno
  • Den po slíbeném termínu se laboratoř upomene sama
  • Dorazilo? Tlačítko „objednat pacienta“ pošle SMS s výběrem termínu
  • Průměrné dodací doby laboratoří se měří
  • Cena labové práce se propíše do plánu ošetření

Proč to klinika chtěla

Hotová korunka jednou ležela v šuplíku tři týdny, protože lísteček zapadl. Pacient nadával, lékařka se styděla. Od nasazení systému se neztratila jediná práce.

kartoteka.vase-klinika.cz/objednani
Kartotéka zubní kliniky — Online objednání pacienta
38 %objednávek vzniká mimo ordinační dobu
07

Online objednání pacienta

To, co vidí pacient na webu ordinace: tři kroky, jen skutečně volné termíny přímo z kalendáře křesel, potvrzení SMS do minuty. Žádné „zavoláme vám zpět“. Termín se propíše rovnou do kalendáře a recepce o něm ví dřív, než dozní notifikace.

Co tady ordinace má

  • Výběr výkonu, lékaře a termínu ve třech krocích
  • Nabízejí se jen reálně volné sloty z kalendáře
  • SMS potvrzení hned, připomínka den předem
  • Nejrychlejší volný termín na jedno kliknutí
  • Akutní bolest má vyhrazené sloty každý den
  • Objednávka se propíše do kalendáře bez zásahu recepce

Proč to klinika chtěla

Víc než třetina pacientů se chce objednat večer nebo o víkendu — přesně když ordinace nezvedá telefon. Teď se objednají sami a recepce ráno jen zkontroluje jména.

kartoteka.vase-klinika.cz/prehled
Kartotéka zubní kliniky — Přehled ordinace
−67 %no-show po nasazení SMS připomínek
08

Přehled ordinace

Čísla, která majitelka dřív viděla jednou ročně od účetní: tržby podle výkonů, poměr pojišťovny a přímých plateb, obsazenost křesel po dnech a vývoj no-show. Export pro účetní jedním kliknutím.

Co tady ordinace má

  • Tržby měsíce podle typů výkonů — hygiena, protetika, prevence
  • Poměr pojišťovna vs. přímé platby: 38 / 62
  • Obsazenost křesel po dnech týdne
  • No-show kleslo z 9,8 % na 3,2 % — a je to vidět
  • Počet ošetřených a nových pacientů
  • Export podkladů pro účetní

Proč to klinika chtěla

Rozhodnutí o druhé hygienistce padlo za deset minut nad těmito grafy — hygiena vydělává třetinu tržeb a čtvrtek je plný k prasknutí. Dřív by to byl měsíc dohadů.

Pacientský modul

Mobil pacienta

Pacient nedostane další appku na hesla — dostane odkaz, který si přidá na plochu. Vidí příští návštěvu, potvrdí ji jedním klepnutím, přeobjedná se sám a má po ruce historii ošetření i plateb. Ordinaci se vrací klidnější čekárna a o dvě třetiny méně propadlých termínů.

Push + SMSPřipomínka 3 dny předem

A den předem znovu. Zapomenout termín dá skoro práci.

SamoobsluhaPřeobjednání bez telefonu

Pacient si termín posune sám — recepce se věnuje čekárně.

VěrnostHistorie i platby po ruce

Pacient vidí, co má za sebou a co ho čeká. A vrací se.

Bez instalaceWeb místo appky

Odkaz z SMS, ikona na ploše. Žádný app store, žádná hesla.

  • Připomínka push + SMS tři dny předem a den předem
  • Potvrzení termínu jedním klepnutím
  • Samoobslužné přeobjednání bez telefonátu
  • Historie ošetření a plateb na jednom místě
  • Objednání dalšího termínu z volných slotů
  • Funguje v prohlížeči — žádná instalace, žádná hesla

Proč to klinika chtěla

No-show není zlá vůle — lidé prostě zapomenou. Dvě připomínky a tlačítko „přeobjednat“ udělaly z 9,8 % propadlých termínů 3,2 %. To jsou desítky zachráněných hodin ordinace měsíčně.

3,2 %no-show · před nasazením 9,8 %

Co to ordinaci přineslo

Čísla jsou ilustrativní — ukazují typický přínos systému u ordinace této velikosti.

3,2 %

no-show místo dřívějších 9,8 %

SMS připomínky + mobil pacienta

124

pacientů objednáno z recallů

za půl roku, bez jediného telefonátu

−2 h

telefonování recepce denně

objednávky si pacienti řeší sami

100 %

zápisů čitelných a podepsaných

elektronicky, se šablonami výkonů

Pod kapotou

Kartotéka je webová aplikace — běží v prohlížeči na recepci, v ordinacích i u majitelky doma. Zdravotní data jsou šifrovaná při přenosu i v klidu, hostovaná v EU a zálohovaná každý den. SMS jezdí přes českou bránu, rentgeny se načítají z úložiště OPG přes standardní rozhraní.

Next.js + React“, “PostgreSQL“, “Šifrování dat · GDPR“, “Hosting v EU“, “SMS brána“, “Napojení RTG / OPG“, “Role a oprávnění“, “Denní zálohy

Jak takový projekt vzniká

  1. 1

    Týden na recepci

    Sedneme si vedle recepční a lékařů a mapujeme reálný provoz — od ranního odemykání po večerní uzávěrku.

  2. 2

    Klikatelný návrh

    Do dvou týdnů dostanete proklikatelnou aplikaci, jako je tahle. Rozhodujete se nad hotovým UI, ne nad wireframy.

  3. 3

    Vývoj po modulech

    Kalendář a kartotéka první — bolí nejvíc. Recally, laboratoř a analytika se přidávají za provozu.

  4. 4

    Souběh s papírem

    Dva týdny jede systém vedle papírové kartotéky. Co nesedí, upravíme, než papír definitivně zmizí.

  5. 5

    Ostrý provoz a rozvoj

    Po nasazení systém neopouštíme — sbíráme zpětnou vazbu a dodáváme další moduly.

Kartotéka zubní kliniky je ukázkový koncept postavený naším studiem: reálná, proklikatelná aplikace s vymyšlenými pacienty. Ukazuje, jak stavíme systémy pro ordinace a kliniky — ten váš by vypadal podle vašeho provozu. Rentgenový snímek: Coronation Dental Specialty Group, CC BY 3.0.

Vede vaši ordinaci diář a šanony?

Ukážeme vám ji na jedné obrazovce. Do dvou týdnů uvidíte klikatelný návrh svého systému — nezávazně.

Napsat nám